Innox Toiminnanohjaus ominaisuuksia
Helppokäyttöisin ja monipuolisin toiminnanohjaus taloushallintoalan ammattilaisille.
Ei pelkkää tunti- ja tehtäväkirjausta, vaan oikeaa toiminnanohjausta:
Asiakkuuksien hallinta
- Asiakkaiden perustiedot ja yhteyshenkilöt
- Valtuutukset ja niiden voimassaolot
- Sovitut palvelut ja käytettävät ohjelmat
- Vastuuhenkilöt (mm. kirjanpitäjä, palkanlaskija, reskontra)
- Tilintarkastajat
- Lisenssi- ja palvelumaksut
- Ilmoitusjaksot
- TES-hallinta
- Muistiinpanot
- Laskutusohjeet
- Vakuutukset
- Tiedostot
- Tilinpäätöstiedot
- Osake- ja osakasluettelot
- Omat asiakkaat -listaus kirjanpitäjille ja palkanlaskijoille
- Monipuoliset asiakaslistaukset
- Riskiarviot ja tunnistamiset, sekä EU:n pakotelistalta tarkistaminen
Asiakkaiden tunteminen (tunnistamiset ja riskiarviot)
- Asiakkaiden sähköiset tunnistamiset
- Suomeksi, ruotsiksi ja englanniksi
- Tilanneraportti
- Massamuistutukset
- Tunnistautumisasiakirja (PDF) siirtyy automaattisesti ohjelmaan
- Manuaaliset asiakkaiden tunnistamiset
- Tunnistamistietojen kopiointi
- Kun henkilö toimii useissa yrityksissä
- Myös sähköiset tunnistamistiedot kopioituvat
- EU:n pakotelistalta ja KRP:n jäädytyslistalta tarkistaminen
- Henkilöt ja yritykset
- Kaikki henkilöt ja yritykset saadaan tarkistettua yhdellä klikkauksella
- Sähköiset riskiarviokyselyt
- Suomeksi, ruotsiksi ja englanniksi
- Tilanneraportti
- Massamuistutukset
- Allekirjoitettu riskiarviolomake siirtyy automaattisesti ohjelmaan
- Manuaaliset riskiarviokyselyt
- Kirjanpitäjän arviointilomake (asiakkaan riskiarviointi)
- Tilitoimiston riskiarvioraportti
- Asiakkaat toimistoittain / koko yritys
- Tilanne vastuuhenkilöittäin
- Automaattinen riskipisteytys
- Asiakaskohtainen riskitilanne
- Tunnistamistiedot
- Henkilöiden ja yritysten tarkistustilanne
(EU:n pakotelista ja KRP:n jäädytyslista)
Valtuutusten hallinta
- Vapaasti määriteltävät valtuutukset (Suomi.fi, Suomi.fi KELA, jne.)
- Haku- ja voimassaolopäivät
- Tilanneraportti
- Status (haettu, voimassa, päättynyt)
- Voimassaoloaika
Tehtävien hallinta
- Kerta- ja toistuvat tehtävät
- Lisätehtävät (toistuvat halutessa päätehtävien kanssa)
- Tehtävien massaluonti
- Uuden tehtävän luonti useammalle/kaikille asiakkaille
- Tehtäväaikojen kellotukset (käytetty aika)
- Tarkistuslista (työvaiheet ja niiden kuittaus)
- Materiaalien tilanne & saapumiset
- Tehtävien pikakuittaus
- Tehtävien tuuraukset ja automaattiset palautukset
- Tehtävien siirtäminen toisille henkilöille
- Muistiinpanot
- Tehtävään voi osallistua useita henkilöitä
- Tehtäväkohtaiset ohjeet (yritys-, toimisto- ja asiakaskohtaisesti)
- Tehtävien historiatiedot
- Veloitusmäärän automatiikka (valinnainen)
- Tuntiveloitteisten laskutettava määrä
- Automaattiset pyöristykset
- Tehtäväkalenteri
- Monipuoliset tehtävälistat ja -raportit
Alihankintatehtävät ja sisäinen laskutus
- Toimistossa tehdään toisen toimiston asiakkaiden tehtäviä
- Tehtävät voidaan perustaa toistuviksi
- Tehtävät tehdään ja kirjataan normaalisti
- Tehtävät laskutetaan normaalisti
- Rajapinta kokoaa alihankintatyöt koontilaskuksi
- Sisäinen hinnoittelu voidaan tehdä asiakas- ja tehtäväkohtaisesti
- Ohjelma luo loppuasiakkaille laskurivit automaattisesti
- Palveluja ostava toimisto laskuttaa asiakkaitaan normaalisti
Tiimit ja tiimitehtävät
- Automaattisesti muodostuvat yritys- ja toimistotiimit
- Vapaasti muodostettavat tiimit
- Tiimin jäsenet voivat olla eri toimistoista
- Tehtävien kohdistus tiimeille
Käyttäjäkohtaiset etusivut
- Oletus, jossa käyttäjän ja ilman vastuuhenkilöä olevat tehtävät
- Asiakkaat ja omat tehtävät
- Omat tehtävät
- Omat tehtävät materiaalin saapumisjärjestyksessä
- Toimiston tehtävät
- Tehtäväkalenteri
- Tilanne nyt -näkymä (johdolle)
- Ohjelmaan kirjautuneet
- Kirjautumisajat
- Kuka tekee, mitä tekee ja kenelle?
Muistilaput
- Omat muistilaput
- Muistilappujen luonti toisille henkilöille
- Muistilappuja voi luoda massana kaikille toimiston henkilöille
- Muistilaput toimivat myös viesteinä/ohjeina
- Muistilapun lisääjän nimi ja lisäysaika jäävät talteen
- Käytettävissä on useita eri värisiä muistilappuja
- Kätevä muistilappunäkymä, jonka saa esille kaikkialta
- Rajoittamaton määrä muistilappuja
Etusivun tietolaatikot
- Tietolaatikot valittavissa näkyville rooleittain ja henkilöittäin
- Ajankohtainen tiedote
- Tehtävät tänään (henkilökohtainen)
- Tehtäväaikojen kellotukset tänään (henkilökohtainen)
- Henkilön liukumatilanne (henkilökohtainen)
- Ohjelmaan kirjautuneet henkilöt (johdolle)
- Tehtäviin kellottavat henkilöt (johdolle)
- Toimiston liukumatilanne (johdolle)
- Odottavat lomailmoitukset (johdolle)
- Laskutettavaa (johdolle)
- Kuluvan kuukauden laskutus (johdolle)
- Laskutusaste ja vertailu edelliseen kuukauteen (johdolle)
- Keskituntihinta ja vertailu edelliseen kuukauteen (johdolle)
- Tietolaatikoista pääsee asiaan liittyvään raporttiin/toimintoon
Palvelumaksut
- Kuukausittain/vuosittain veloitettavien kiinteiden maksujen hallintaan
- Soveltuu hyvin esim. lisenssimaksujen hallintaan ja laskuttamiseen
- Omakustannushinnat määriteltävissä kannattavuusseurantaa varten
- Palvelumaksut nousevat automaattisesti laskutukseen
- Palvelumaksuille tulee automaattinen kuukausitieto (esim. 11/2019)
Palvelupaketit
- Kiinteähintaisten kuukausimaksujen hallintaan
- Palvelupaketteihin määritellään toistuvat tehtävät
- Tehtävät voidaan jakaa usealle tekijälle
- Palvelupakettien sisällön ja hinnan saa määriteltyä asiakaskohtaisesti
- Asiakkaalle voi olla useampia palvelupaketteja (kirjanpito, palkanmaksu yms.)
- Tehtävät kohdistetaan paketteihin kuukausittain (kannattavuusseuranta)
- Palvelupaketit nousevat laskutukseen automaattisesti
- Palvelupaketeille tulee automaattinen kuukausitieto (esim. 11/2019)
- Palvelupaketeista saadaan tarkkaa kannattavuustietoa kuukausitasolla
- Palvelupakettien laskutus jaetaan niiden tehtäviin osallistuneiden kesken
- Palvelupaketeille on myös omat kannattavuusraportit
Projektit
- Projektien hallinta
- Tehtävien kohdistaminen projekteihin
- Projektien kannattavuusseuranta
- Mahdollisuus projektikohtaiseen laskutukseen
Työnsuunnittelu & resursointi
- Asiakaskohtaiset kausivaihtelut saadaan huomioitua
- Tehtävien työtilanne (suunniteltu, tehty, tekemättä)
- Tehtävien historiatiedot (suunniteltu/toteutunut)
- Ei laskutettavat -työt ovat mukana
- Raportit saadaan
- Henkilöittäin
- Tiimeittäin
- Asiakkaittain
- Toimistoittain
- Koko yrityksestä
- Resurssitarpeet nähdään vuosi eteenpäin
- Historiatiedot auttavat pitämään työnsuunnittelun realistisena
Hinnoittelun hallinta
- Kolme hinnoittelutasoa
- Yrityksen hinnasto (tuoterekisteri)
- Toimistokohtainen hinnoittelu
- Asiakaskohtainen hinnoittelu
- Toistuvien palvelumaksujen asiakaskohtainen hinnoittelu
- Palvelupakettien asiakaskohtainen hinnoittelu
- Useita eri tapoja hinnoitella palvelut, mm.
- Tuntiveloitus
- Tuntiveloitus ja viennit
- Kappaleveloitus
- Pakettihinnoittelu
- Veloitustapoja voi olla samanaikaisesti useita käytössä
Laskutus
- Tehtävistä muodostuu laskutustiedot automaattisesti
- Palvelupaketit ja lisenssimaksut nousevat automaattisesti laskutukseen
- Ennakkoasiakkaiden ja -maksujen hallinta
- Asiakaskohtaiset laskutusohjeet näkyvät laskuttajalle
- Edellisten laskujen pikakatselu laskuttaessa
- Laskuttaessa näkyy asiakaskohtaiset tunnusluvut
- Tehtäville suunniteltu aika
- Tehtäviin käytetty aika
- Laskutettavat tunnit
- Laskutus €/h
- jne.
- Laskutuksen asiakaskohtainen hyväksyminen
- Laskutettavia tietoja on helppo muokata laskuttaessa
- Laskutuksen massaluonti
- Toimitusasiakkuudet ja koontilaskutus
- Esim. taloyhtiöiden laskut isännöintiyritykselle
- Käytettävän laskutusrajapinnan mukaan
Toimii mm. seuraavissa: Asteri, Fennoa, Fivaldi, Maestro ja Procountor
- Laskutus siirretään rajapintojen kautta laskusohjelmiin
Laskutusrajapinnat ja -integraatiot
- Asteri
- Briox (API)
- DL Software
- EmCe
- Fennoa (API)
- Fivaldi (API ja XML)
- Heeros Venda (REST API)
- Kivalta
- Lemonsoft
- Laskumaatti
- Maestro
- NetBaron
- Netvisor (API)
- ProCountor (API ja perinteinen)
- Ropo (API)
- Sonet
- Tikon
- Western System
- Finvoice, joka toimii rajapintana useisiin eri taloushallinnon ohjelmiin
BI-rajapinnat ja integraatiot
- Vakiomuotoinen tiedostopaketti, jolla tiedot siirretään eri BI-sovelluksiin
- Asiakas voi valita tiedoista ne, joita haluaa hyödyntää
- Fuusor
- API-rajapinta
- FTP-rajapinta
Laskutusraportit
- Asiakkattain
- Henkilöittäin
- Tuoteryhmittäin
- Toimialoittain
- Toimistoittain
- Koko yritys
- Raportteja voi muodostaa em. valintoja yhdistelemällä
- Raporteista näkee myös laskutettuihin tehtäviin käytetyn työajan
- Yksittäisen tehtävän laskutus jakautuu eri henkilöille tehtäväaikojen mukaisesti
- Palvelupakettien laskutus jakautuu eri henkilöille tehtäväaikojen mukaisesti
Tilanne- ja tehtäväraportit
- Tilanne nyt -raportti
- Kuka tekee mitä tehtävää ja kenelle
- Henkilöiden edelliset tehtävät
- Henkilöt, jotka ovat töissä/poissa
- Henkilöiden edelliset kirjautumisajat
- Tehtävät tänään -raportti
- Tehtävät listaukset
- Henkilöittäin
- Asiakkaittain
- Tehtävittäin
- Tuoteryhmittäin
- Tehtävien materiaalitilanne
- Tehtävien tuuraukset
- Tehtäväaikojen kellotukset henkilöittäin/asiakkattain
- Omat kellotukset (käyttäjäkohtainen)
- Omat tehtävät (käyttäjäkohtainen)
Kannattavuus- ja tehokkuusraportit
- Asiakaskannattavuusraportit (eri näkökulmia)
- Palvelupakettien kannattavuus
- Kannattavuus tuoteryhmittäin
- Kannattavuus henkilöittäin
- Tehoraportit
- Työajan jakautuminen ja tehtäviin käytetty aika
- Tauot, sisäiset tehtävät, koulutukset ym. huomioidaan pois tehotunneista
- Työajan tehokkuus ja kannattavuus
- Käytettävissä olevat tehokkaat työtunnit
- Laskutus € / käytettävissä oleva teho- eli työtunti
- Tuottavuusraportti henkilöittäin
- Henkilökohtainen tuottavuusraportti kirjanpitäjille (vain omat tiedot)
- Laskutus jaetaan sen mukaan, miten henkilöt ovat osallistuneet
- Palvelupakettien tehtävistä kertyvä laskutus
- Erillisveloitettavista tehtävistä kertyvä laskutus
Tiedottaminen
- Sähköiset asiakastiedotteet
- Toimistokohtaiset lähetysasetukset (kun useampi toimisto)
- Runsaasti lähetysvalintoja, mm.
- halutun kirjanpitäjän tai palkanlaskijan asiakkaat
- yhtiömuoto, toimiala ja tiedotekieli
- palvelu tai käytettävä ohjelma
- käytettävä TES
- halutun asiakasyrityksen osakkaat
- kopio omalle henkilöstölle
- jne.
- Liitetiedostot
- Myös HTML-viestit
- Henkilöstötiedotteet
- Uudet tiedotteet tulevat esille ohjelman etusivulle
- Tiedotteet jäävät haluttaessa talteen (ohjeiksi ja perehdyttämiseen)
- Osoitetarrojen pikatulostus (valmis 3×8 tarra-asettelu)
ASI Työajanseuranta
- Henkilökohtaiset kuukausittaiset seurantalistat
- Automaattiset työaikatiedot ohjelmaan kirjautumisista (niin haluttaessa)
- Etäpäivät ja niiden seuranta
- Työajat ja tehtäväajat ovat erillisiä
- Työ- ja tehtäväaikoja voidaan verrata keskenään
- Liukuma- ja ylityöseuranta
- Lomailmoitukset ja lomien hyväksymiset
- Lomien ja vapaiden hallinta
- Koulutukset ja koulutusajat
- HR-rajapinta Mepcoon (työajat, poissaolot, lomat)
Myyntitoimisto (CRM)
- Asiakastietojen ylläpito
- Toimiala
- Liikevaihto
- Henkilöstön määrä
- Muistiinpanot
- Vastuuhenkilöt
- jne.
- Yhteyshenkilöiden hallinta
- Myynnin tehtävät
- Myynnin muistiinpanot
- Myyntitapahtumien historiatiedot
- Asiakkaiden siirtäminen tuotantoon
Tarjouslaskenta
- Tarjoustekstien hallinta
- Tekstit toimivat uusien tarjouksien pohjana
- Tarjouskohtaisesti muokattavissa
- Tarjottavat palvelut
- Kirjanpito
- Palkanlaskenta
- Muut palvelut
- Kuukausi- ja vuosiveloitukset
- Palvelupaketit
- Ohjelmistokulut
- Palveluiden avaaminen
- Tarjouksen PDF-tuloste
- Tilitoimiston omalla värityksellä
- Tarjoukset jäävät automaattisesti talteen
- Tarjouskannan seuranta
- Toimistoittain / koko yritys
- Myyjittäin
Whistle-ilmoituskanava
- Väärinkäytösepäilyiden ym. ilmoittamiseen yritysjohdolle
- Ilmoitukset tehdään täysin anonyymisti
- Sisäiseen ja ulkoiseen ilmoittamiseen
- Ilmoitusten käsittely ja seuranta
- Avattavissa asiakkaille, jolloin tilitoimisto saa laskutuspalkkion
- Asiakkaille avaaminen vie noin minuutin asiakasta kohden
Monitoimisto-ominaisuus
- Rajoittamaton määrä toimistoja
- Toimistotyypit ovat tilitoimisto, tilintarkastus ja myynti
- Yrityksellä voi olla käytössään eri toimistotyyppejä
- Henkilöille voidaan antaa oikeuksia useisiin toimistoihin
- Tehtäviä (sis. tuuraukset) voi jakaa ja tehdä toimistolta toiselle
Muita ominaisuuksia
- Käyttäjien työ- ja tehtäväaikakellot
- Koulutusrekisteri
- Tehtävä- ja lomakalenterit (käyttäjä- ja toimistokohtaiset)
- Ohjelma on avattavissa asiakkaille
- Ohjelma mukautuu yrityksen toimintatapoihin (yrityskohtaiset valinnat)
Ei pelkkää tunti- ja tehtäväkirjausta, vaan oikeaa toiminnanohjausta
Innox Toiminnanohjaus on paljon enemmän kuin tunti- ja tehtäväkirjauksiin perustuvat ohjelmat, sillä se on kehitetty tilitoimistojen ja tilintarkastajien toiminnan kattavaksi kokonaisuudeksi.